문서로 남기지 않으면 생기는 일

말은 사라지지만 기록은 남는다. 실무를 지키는 건 결국 문서다.

회의에서 구두로 확인한 내용과 문서로 정리된 기록을 대비해 보여주는 이미지. 완료 예정일, 최종 확인 담당자, 일정 확인 항목 등이 명확하게 정리된 문서가 실무에서 얼마나 중요한지 상징적으로 표현한다. 베트남 공장 실무 상황에서 기록의 힘을 강조하기 위한 시각 자료이다.

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현장에서 가장 많이 반복되는 실수는
말로 끝내는 것이다.

“확인했습니다.”
“문제없습니다.”
“내일 가능할 것 같습니다.”

그때는 서로 이해했다고 생각한다.
하지만 기록이 남지 않으면
이해는 기억이 되고,
기억은 해석이 된다.

그리고 해석은
각자에게 유리한 방향으로 흘러간다.

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말은 사라지고, 기록은 남는다

제가 겪은 대부분의 문제는
소통이 부족해서가 아니라
기록이 없어서 발생했다.

누가 언제 무엇을 확인했는지,
어떤 일정으로 합의했는지,
최종 책임자가 누구였는지.

이 세 가지가 문서로 남지 않으면
마감 직전에 다시 처음으로 돌아간다.

“그때 그렇게 말한 적 없다.”
“그건 확정 아니었다.”
“나는 담당이 아니었다.”

이 말이 나오면
이미 늦었다.

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그래서 이렇게 바꿨다

회의 후에는
반드시 정리 메시지를 보냈다.

“오늘 논의한 내용 정리합니다.”
“완료 예정일은 ○월 ○일 ○시입니다.”
“최종 확인 담당자는 ○○입니다.”

길게 쓰지 않았다.
짧게, 명확하게, 숫자로.

기록은 상대를 압박하기 위한 수단이 아니라
서로를 보호하기 위한 장치였다.

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현장에서 느낀 건 단순하다.
감정은 휘발되지만
문서는 남는다.

실무는
잘 말하는 사람이 아니라
잘 남기는 사람이 유리하다.

이 글 역시
그 기록 중 하나다.

 

by 쉼표,

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